Wszelkiego rodzaju niedobory inwentaryzacyjne ewidencjonowane są przez biuro rachunkowe Lublin w dwóch etapach. Po pierwsze w momencie ich ujawnienia. Jeśli spis z natury wykaże niedobór lub nadwyżkę to jest ona nanoszona na odpowiednie konta księgowe, tak aby to co jest za ewidencjonowane zgadzało się ze stanem faktycznym. Wszelkie księgowania dokonywanie są wtedy na bieżąco pod datą ujawnienia tychże niedoborów w rezultacie spisu z natury oraz w wysokości w jakiej zostały one stwierdzone.

Następnie wszelkiego rodzaju różnice stwierdzone w wyniku spisu z natury są weryfikowane przez komisje inwentaryzacyjną. W oparciu o ustalenia komisji inwentaryzacyjnej biuro rachunkowe Lublin dokonuje poprawek w ewidencji księgowej. W przypadku ustalenia wszelkich wątpliwości przez komisję inwentaryzacyjną wszelkie stwierdzone niedobory i nadwyżki mogą zostać zaksięgowane przez biuro rachunkowe Lublin na właściwych kontach. W przypadku księgowani na bieżąco wszelkie nadwyżki i niedobory ujmowane są na kontach „rozliczenia nadwyżek” oraz „rozliczenie niedoborów”. Niekiedy w przypadku towarów wykorzystuje się także odchylenia.